Nuestra Experiencia Trabajando Remoto
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Una de las características de CreaLab, y quizá de gran parte de las empresas de TI, es que su esencia está en el trabajo en la nube. Esto facilita y genera muchas comodidades a la hora de querer realizar nuestro trabajo en diferentes dispositivos y localidades, que en ocasiones, por motivos de trabajo hemos tenido que realizar trabajo a distancia, lo cual, para nuestra realidad es algo normalizado.
Ahora, esto es muy distinto a tomar una postura como empresa de realizar trabajo remoto al 100%, que fue lo que nos tocó vivir en Octubre del 2019.
Para ese entonces, llevábamos 4 años de funcionamiento. Arrendábamos una oficina que nos permitió operar bien por un tiempo, pero a medida que el equipo crecía, debíamos tomar modalidades de trabajo remoto para poder compensar la falta de espacio, mientras que decidíamos qué hacer con un nuevo lugar.
Sin embargo, nada hacía presagiar, que el propietario de la oficina que arrendábamos vendió la oficina, y tuvimos que prematuramente dejar el espacio de trabajo que veníamos ocupando los últimos 4 años.
Para cualquier otro escenario, esto pudo haber resultado en caos, sin embargo, no fue el caso, ya que era parte de nuestra cultura realizar actividades de trabajo a distancia, por lo que coordinar los equipos no fue una tarea difícil de realizar. Por fortuna nuestra, hasta Marzo del 2020, la modalidad de trabajo remoto ha resultado exitosa, y todas nuestras actividades las trabajamos en línea. ¿Cómo fue que lo hicimos entonces?
Cómo hacemos trabajo Remoto
La flexiblidad es grande. Muy grande. Realmente buscamos alcanzar el objetivo, y esto no discrimina el horario. Hay personas que les acomoda trabajar de mañana, otros de tarde, y otros de noche, y somos flexibles en ello
La importancia está en:
Planificación
Clara, transparente y accesible para todos los miembros del equipo. Es muy importante que cada trabajador cuente con acceso a los objetivos de la empresa o del proyecto, y saber hacia dónde hay que apuntar. Por otro lado, compartir la visión con el equipo es fundamental, por lo que las reuniones iniciales, sean remotas o presenciales, deben dejar claro el por qué se está trabajando en tal proyecto, cómo será la metodología de trabajo y dónde pueden acudir para ayuda o acceder a información base relevante del proyecto.
Comunicación
Desaparecer un día no es una opción. Es importante dar aviso y dejar registro sobre lo que se está avanzando, de modo de saber cuáles son los progresos y dificultades que se presentan a la hora de avanzar con un proyecto. Los informes semanales que elaboramos para los clientes ayudan a entender los avances y ver qué dificultades se están presentando.
Lo importante de mantenerse siempre conectados es que se puedan resolver dudas e inquietudes al instante, que pueden ahorrarnos horas de estancamiento.
Reuniones
Una vez a la semana. Ya sea presencial o remota, siempre hay reuniones semanales para conversar sobre la situación del proyecto en curso, y por otro lado, volver a humanizar las conversaciones.
Las reuniones con los clientes son claves también a la semana, y estas se hacen de forma presencial o remota, según la preferencia del cliente.
Es clave fomentar reuniones presenciales de la empresa, para mantenerse estrechando los lazos y que la cultura de la empresa no se pierda por la distancia.
Lugares de Trabajo
No hay requisitos. Cada uno busca su mayor comodidad, por lo que algunos les acomoda habilitar un espacio en sus casas, otros prefieres ocupar oficinas o espacios de coworks, y en ocasiones, trabajar desde un café siempre es una muy buena idea.
La clave es contar con un espacio cómodo, de bajas interrupciones y de altísima señal de wifi, para que no existan inconvenientes al respecto.
Nuestras herramientas favoritas para el trabajo remoto
Hay herramientas clave para nuestra industria (TI) que son muy específicas, y que son tan parte del día a día que no vale la pena mencionar, tales como Github, GitLab, Bitbucket, Jira, entre otros.
Sin embargo, existen herramientas que son transversales, que aplican para diferentes industrias y que tienen el potencial de organizar y gestionar equipos de trabajo remoto y potenciar los equipos de trabajo presenciales.
Aquí mencionamos el top 3 de las que nosotros utilizamos
Comunicación = Slack
Frecuentemente vemos en los equipos de trabajo que usan- y abusan- del uso de Whatsapp y envío de emails para hablar de información importante de la empresa o de algún proyecto en particular. Nosotros lo evitamos al máximo. Creo que no existe registro de algún comunicado oficial que haya sido anunciado por correo o por Whatsapp.
Slack tiene el potencial de coordinar y ordenar las comunicaciones entre equipos de trabajo y entre proyectos, separando cada temática por canales, que facilitan la búsqueda de información y dejan el registro de un historial de fácil acceso para conocer los antecedentes de todo lo que ha ocurrido en torno a un proyecto o área en particular.
En nuestro caso, para gestionar las comunicaciones de nuestro proyecto midelivery.cl utilizamos canales por área, tales como #mkt , #ventas, #prospectos, #soporte, #clientes, #bugs, #dev, entre otros. De esta forma, cada equipo de trabajo habla de cada tema en el canal correspondiente para no cruzar conversaciones con otras áreas. Es ridículamente sencillo de usar y entrega muchísimas herramientas para coordinar los equipos de trabajo. No me imagino qué sería de CreaLab sin Slack.
Planificación = Trello
El complemento perfecto para no perder ningún detalle de lo que está pasando. Cada proyecto cuenta con áreas diferentes de gestionar y requiere de cumplimiento de metas, para alcanzar los objetivos propuestos por el proyecto o la empresa. El seguimiento a estas actividades es fundamental para que cada proyecto se ejecute de forma efectiva, y podamos tener un control general de “qué actividades hay que hacer”, “quién es el responsable de tal actividad” y “qué grado de cumplimiento” llevamos sobre tal objetivo.
La flexibilidad de esta herramienta es clave para que cada equipo o persona pueda adaptarlo a sus necesidades, permitiendo agregar una gran cantidad de funcionalidades que permiten gestionar y visualizar el panorama completo de un proyecto.
En nuestro caso, Trello nos permite hacer un seguimiento a la planificación general de un proyecto o de la empresa, y por otro lado, preocuparnos de las actividades operativas del día a día, para ir controlando nuestros avances y dificultades, para que podamos ir resolviendo con velocidad cada obstáculo.
Día a día = Kanbanflow
La clave para la eficiencia operacional es contar con metodologías y prácticas de trabajo individuales y colectivas que faciliten el cumplimiento de nuestras actividades.
Cada interrupción que una persona tiene, le cuesta 20 minutos para volver a retomar el hilo de lo que estaba haciendo, por lo que este esfuerzo es algo perjudicial para el día a día.
Es por esto, que KanbanFlow es una herramienta clave para nosotros, por 3 principales razones:
- Método Kanban. To — do / Doing / Done . Los 3 estados clave para organizar nuestras actividades diarias y semanales, que nos mantiene enfocado en una actividad y nos permite avanzar en las interminables listas de tareas, simplificando su alcance para llegar de mejor forma al objetivo.
- Podomoro. La técnica de los 25 minutos es fundamental para poder ayudarnos en el foco. Esta herramienta ofrece un contador que nos permite enfocarnos en al menos 25 minutos en una actividad y luego tomar 5 minutos de descanso, técnica de grandes resultados para la efectividad operacional individual.
- Control de Tiempos. Cada actividad queda monitoreada, de modo que nos sirve para en retrospectiva conocer cuáles fueron los tiempos de duración de cada actividad, y cómo podemos optimizar y mejorar los siguientes. Además, nos permite hacer estimaciones más reales para los próximos proyectos sobre la duración de cada actividad.
Si bien es una herramienta sencilla, de mucho menos potencial y alcance que las anteriores, para el día a día se ha vuelto clave,
¿Cómo implementar esto en tu empresa?
En estos minutos puedes estar pensando: “Mi empresa no está preparada para esto”, “Mi equipo de trabajo no se adaptará a estos cambios”. Y sí, sabemos que los cambios son difíciles, pero también son necesarios para poder reinventar e innovar sobre nuestros procesos y ampliar nuestras perspectivas y oportunidades.
Hay muchas herramientas que son de pago, y de pronto pueden dificultar el uso de estas herramientas. Pero siempre hay tips and tricks, que en nuestro caso nos han servido para entender cómo trabajar con estas herramientas sin tener que gastarnos un dineral por cada nueva feature que necesitamos.
Como CreaLab queremos ser parte del proceso de transformación digital de las empresas y los equipos de trabajo. Creemos que nuestra experiencia puede aportar a estos procesos de implementación de tele trabajo, y de otra forma, también aporta a la mejora de la gestión y comunicación de los equipos de trabajo en las empresas, por lo que en ningún caso esta asesoría será estacional o una respuesta a la contingencia.
Todo nuestro esfuerzo y ánimo está en hacer que las empresas mejoren y la digitalización alcance a todos los niveles y procesos de las empresas.
Hablemos, en https://crealab.cl/trabajo-remoto/ puedes encontrar más información sobre lo que hacemos y cómo podemos apoyar a tu empresa en esto.
